Klauzula RODO

Klauzula Informacyjna

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), pragniemy Państwa poinformować o następujących zasadach przetwarzania danych osobowych:

Administrator Danych Osobowych (ADO) 
EcoWater Systems Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Dąbrówce (62-070 Dopiewo), ul. Logistyczna 7, tel. 61/2260500, info@ecowater.pl

Inspektor ochrony danych osobowych (IOD)
Krzysztof Dziemian, adres e-mail: rodo@ecowater.pl 

ADO przetwarza Państwa dane w celu:

1.    Rekrutacja pracowników

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, art. 22(1)  Kodeksu pracy, oraz art. 9 ust. 2 lit. b) RODO ( dane wrażliwe ). Podanie tych danych jest wymogiem ustawowym i niezbędnym do realizacji celu rekrutacji. Jesteście Państwo zobowiązani do ich podania, a konsekwencją niepodania będzie brak możliwości wzięcia udziału w rekrutacji. Pozostałe dane osobowe niewymagane przepisami prawa ( np. zainteresowania ) przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, czyli na podstawie Państwa dobrowolnej zgody i ich podanie nie ma wpływu na możliwość udziału w rekrutacji.

Okres przechowywania danych osobowych: Państwa dane osobowe przetwarzamy do momentu zakończenia procesu rekrutacyjnego, a gdy wyrazili Państwo zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach nie dłużej niż przez 12 miesięcy od daty nadesłania dokumentów aplikacyjnych.

2.    Zatrudnianie pracowników

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, art. 22(1)  Kodeksu pracy, oraz art. 9 ust. 2 lit. b) RODO ( dane wrażliwe ) - przetwarzanie niezbędne jest do wykonania umowy,  art. 6 ust.1 lit. c) RODO - przetwarzanie niezbędne jest do wypełnienia obowiązku prawnego, art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora, oraz art. 6 ust. 1 lit. a) RODO - w zakresie danych osobowych niewymaganych przepisami prawa – podstawą prawną przetwarzania jest Pani/Pana zgoda.

Okres przechowywania danych osobowych: w zależności od realizacji celu, dla którego przetwarzane są dane osobowe, okres ich przechowywania wynosi: 50 lat lub 10 lat dla umów zawartych po 01.01.2019 roku (w zależności od daty zatrudnienia) od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Dla umów zawartych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r.  pracodawca może złożyć do ZUS-u specjalny raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 ust. 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w tym przypadku  okres może zostać skrócony do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

3.    Udzielanie odpowiedzi na pytania zadane przez pocztę elektroniczną
Podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit f RODO – uzasadniony interes ADO. Podanie danych jest dobrowolne.
Okres przechowywania danych osobowych: Do momentu udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie, maksymalnie 24 miesięcy.

4.    Prowadzenia działań marketingowych związanych z prowadzoną działalnością.

Podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit a RODO oraz art. 6 ust. 1 lit f RODO. Podanie danych jest dobrowolne

Okres przechowywania danych osobowych: Dane marketingowe, zgoda – do momentu wniesienia żądania usunięcia danych osobowych przez podmiot danych.

5.    Współpracy z firmami zewnętrznymi z którymi ADO ma podpisaną umowę na świadczenie usług.

Podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit b RODO, podanie danych jest niezbędne w celu współpracy.

Okres przechowywania danych osobowych: przez okres niezbędny do realizacji zawartych umów i zasad w nich określonych. Minimum 5 lat od końca roku, w którym wystawiono ostatnią fakturę/dowód księgowy.

6.    Sprzedaż towarów i usług

Podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit b) RODO – przetwarzanie niezbędne jest do realizacji łączącej Panią/Pana z Biurem umowy,  art. 6 ust. 1 lit c) RODO – w celu prowadzenia dokumentacji księgowo – podatkowej,  oraz art. 6 ust. 1 lit. f) RODO  - do realizacji celu związanego z ewentualnym ustaleniem, dochodzeniem roszczeń lub obroną przed roszczeniami.

Okres przechowywania danych osobowych: Państwa dane będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy. Maksymalnie 6 lat od końca roku obrachunkowego, w którym wystawiono ostatnią fakturę.

7.    Przyszłe dochodzenia roszczeń.

Podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit f RODO.
Okres przechowywania danych osobowych: Dane klientów w przypadku dochodzenia ewentualnych roszczeń, przez okres 6 lat od daty zawarcia umowy kupna – sprzedaży bądź też ostatniego kontaktu z klientem.

8.    Obsługa reklamacji

Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust.1 lit. c RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Okres przechowywania danych osobowych: Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres związany z reklamacją produktów, później przez okres przedawnienia roszczeń, nie dłużej niż 6 lat.

9.    Rejestrowanie rozmów telefonicznych
Podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit a RODO zgoda. Podanie danych jest dobrowolne.
Okres przechowywania danych osobowych: Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy od dnia zakończenia rozmowy.

10.Adres e-mail w celu umożliwienia przesyłania dokumentów w formie elektronicznej.
Podstawa prawna przetwarzania: zgoda art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a po wycofaniu zgody zgodnie z  art. 6. Ust. 1 lit. c RODO, w związku z art. 106n ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz art. 232 Dyrektywy Rady 2006/112/WE z dn. 28 listopada 2006 roku.
Okres przechowywania danych osobowych: Dane osobowe w przetwarzane będą przez okres niezbędny dorealizacji celów wskazanych powyżej.

11.Ochrony osób i mienia przebywających na terenie ADO

Źródło pochodzenia danych: dane pochodzące z monitoringu.
Podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
Okres przechowywania danych osobowych: od momentu nagrania przez okres max. 3 miesięcy.

W przypadku pojawienia się innego celu niż wymieniony powyżej obowiązek informacyjny zostanie Państwu przekazany bezpośrednio w formularzu lub podczas pierwszej czynności skierowanej do Państwa.

Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

·        Jeżeli podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit a lub b RODO: 

o  prawo dostępu do treści danych 

o  prawo do sprostowania danych 

o  prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) 

o  prawo do ograniczenia przetwarzania danych 

o  prawo do przenoszenia danych 

·        Jeżeli podstawią prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO: 

o  prawo dostępu do treści danych 

o  prawo do sprostowania danych 

o  prawo do ograniczenia przetwarzania danych 

·        Jeżeli podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit e lub f RODO: 

o  prawo dostępu do treści danych 

o  prawo do sprostowania danych 

o  prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) 

o  prawo do ograniczenia przetwarzania danych 

o  prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych 

Prawo do cofnięcia zgody: 
Jeżeli przetwarzanie odbywa się, na podstawie Państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) dane będziemy przetwarzać do momentu jej wycofania. Zgodę można wycofać w każdej chwili, przesyłając wiadomość e-mail na adres wskazany powyżej lub osobiście w siedzibie Administratora.  Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.   

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: 
Jeśli dopatrzą się Państwo naruszeń ze strony ADO, co do bezpieczeństwa przetwarzania tych danych, istnieje możliwość wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualny adres organu nadzorczego to: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. 

Bezpieczeństwo danych:
Państwa dane osobowe będą przetwarzane, zgodnie z postanowieniami RODO, na piśmie lub w formie elektronicznej, w celach podanych powyżej oraz przy wykorzystaniu odpowiednich metod, służących zagwarantowaniu bezpieczeństwa i poufności danych osobowych zgodnie z art. 32 RODO. Współpraca pomiędzy naszą firmą, a podmiotami biznesowymi jest regulowana przez odpowiednie przepisy prawa.

Odbiorcy danych:

W związku z przetwarzaniem danych, Państwa dane osobowe mogą być udostępniane innym odbiorcom lub kategoriom odbiorców, takim jak:   

·        Właściwym podmiotom administracji publicznej i samorządowej w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa. 

·        Firmom świadczącym usługi na rzecz ADO, a w szczególności w zakresie: ochrony danych osobowych, podmiotom wykonującym usługi audytu, obsługi informatycznej, oprogramowania komputerowego, finansowe, ubezpieczenia, serwisu urządzeń, korespondencyjne.

·        Innym podmiotom, które na podstawie stosownych umów przetwarzają dane osobowe dla administratora. 

Państwa dane w wybranych procesach mogą zostać przekazane podmiotom z Grupy Marmon i ich podwykonawcom, którzy mają swoje siedziby poza EOG. O takich przypadkach poinformujemy Państwa bezpośrednio w obowiązku informacyjnym dołączonym do danego procesu przetwarzania.